Direktørens gode råd til planlægningen af en grupperejse

Der er et hav af detaljer og logistik, man skal have styr på, når man skal arrangere en firmatur, hvor alt skal spille, medarbejderne eller kunderne skal forkæles, og turen skal blive alle pengene værd. Og derudover er nogle helt vitale GDPR-, forsikrings- og sikkerhedsaspekter, som naturligvis skal være i orden.

Direktør i Travel Sense, Camilla Andersen, giver her et indblik:

Hvad er incentive rejser

Start bagfra

Overvej indledningsvist, hvad I vil have ud af rejsen. Hvad er målet? Hvilken effekt ønsker I på den lange bane? Når I har besvaret det spørgsmål, kan I begynde at konkretisere, hvordan I skal gribe det an.

Budget

Budgettet er fuldstændig afgørende at få på plads. Hvor mange mennesker skal med på turen, og hvad koster det så? Lad være med at droppe de små ting, som fx velkomstdrinken – så hellere overveje destinationen en ekstra gang eller udsætte rejsen, til budgettet er større, og man kan gøre det ordentligt og prioritere de små ting. Udfordringen er at estimere udgifter korrekt, hvis man ikke har erfaringen.

Destination og periode

Destination og periode

Hvad er formålet med rejsen, og hvor lang tid skal I være af sted? Er det en faglig tur, skal man selvfølgelig overveje, hvor man har muligheder, faciliteter, kontakter mv. Er det en belønningstur kan man sigte mere efter destinationer med flot natur eller strand. Og destinationen påvirkes naturligvis også af rejsens længde, så tiden bruges optimalt og ikke spildes i flyet. Og husk at undersøge visumregler.

Fagligt indhold

På stort set alle firmarejser er der et niveau af fagligt indhold. Planlæg programmet nøje i forhold til et balanceret og engageret indhold. Udfordringen kan være at etablere kontakten til de rette mennesker i ambassader, handelskamre eller hos virksomheder, man vil besøge, hvis man ikke har netværket.

Destination og periode
Tilmelding

Tilmelding

Når der indhentes oplysninger til tilmelding, skal man være opmærksom på GDPR-reglerne, og man skal være gearet til at håndtere alle informationer; pasnumre, værelsesfordeling, ankomst/afrejse, allergier og madpræferencer osv. Det er her, vores skræddersyede tilmeldingssystem gør livet mange gange lettere for både os og vores kunder.

Logistik

Kommer alle medrejsende fra Danmark, eller kommer nogle fra udlandet og skal have særlig flyrejse? Kommer nogen fra Jylland og andre fra Sjælland, så rejserne skal planlægges fra forskellige steder i landet? Er bussen klar i lufthavnen ved ankomst? Giver det mening at chartre et fly? Husk at tænke logstikken til ende hele vejen rundt.

Hotellet er vigtigt for en vellykket tur

Hotelvalg

Hotellet er vigtigt for en vellykket tur. Er rengøringsniveauet eksempelvis i orden? Er der vinduer på alle værelser? Er maden god? Og på nyere hoteller skal man også være opmærksom på, om der er glasvægge til toilettet, og om man kan lukke en dør ud til toilettet. Deler man værelse med en kollega, foretrækker de fleste noget privatliv på den front.

Værelsesfordeling

Skal folk bo alene eller på dobbeltværelser? Det er tit et spørgsmål om økonomi, men også om det sociale. Og skal de bo to og to, skal det også koordineres i forhold til de rejsendes egne ønsker og i tilmeldingssystemet, så hotellet på forhånd får besked og kan have det hele klar ved ankomst.

Hotellet er vigtigt for en vellykket tur
Professionel organisering

Forplejning

Mad og drikke under transporten? Allergier, veganer, vegetarer? Fri bar eller egenbetaling?. Kulinarisk oplevelse eller buffet? Research af restauranter i forhold til både kapacitet og niveau! Listen er lang, når det kommer til forplejning, og det er vigtigt at træffe de rigtige valg, for det er noget af det, gæsterne sætter aller mest pris på.

Lokalt kendskab og sprog

Vi allierer os altid med nogen i vores netværk, der kan sproget og kender området. Man kan ikke forvente, at buschauffører og andre lokale kan engelsk, og står du i en presset situation, kan en sprogbarriere være kritisk.

En af vores kunder siger

Forsikringer

Sørg for at have forsikringerne i orden. Hvordan er I stillet i tilfælde af konkurser, aflysninger eller strejker? Og hvad med ulykker, kritisk sygdom og vejrforhold? Det kan være en jungle at sikre sig tilstrækkeligt, og her er vi som bureau 100 procent dækket ind.

Kriser

Er I gearet til at håndtere, hvis en af gæsterne falder om, bliver syge, I udsættes for kriminalitet eller lignende? Det er i disse situationer, at rutine, erfaring og lokalt kendskab har afgørende betydning for den rette håndtering af situationen. Ikke mindst fordi eksterne har det nødvendige overblik i situationen og ved præcist, hvordan man skal handle.

En af vores kunder siger
Professionel organisering

Forhandlinger

Hvordan sikrer I jer den rette pris på rejser, hoteller, restauranter mv? Det er tidskrævende at opnå den rette pris og forhandle med alle leverandører, men der er stor gevinst at hente. Det er også her, vi som rejsebureau kan se, at vi prismæssigt kan gøre en forskel for vores kunder.

Rejsebureauets rolle

Vores fornemste opgave er at skabe tryghed og sikkerhed for vores kunder. Derfor er vores dialog med kunderne både nærværende, åben og ærlig, så vi sikrer en klar forventningsafstemning. Vi løfter alt praktikken, og vi er garanter for rejsens gode gennemførelse. Det er vigtigt for mig, at kunden når sit mål med rejsen, at folk tager hjem fra turen og har fået en helt igennem god oplevelse, og at der bliver talt positivt om turen i mange år fremover.

Fortvivl ikke
Lad dig ikke slå ud af den lange tjekliste.
Firmarejserne betaler sig – se bare otte gode grunde herunder. Og hjælpen er nær.

Skal vi tage et uforpligtende møde?

Mere inspiration

Otte gode grunde til at prioritere firmarejser

Otte gode grunde til at prioritere firmarejser

Hvad får virksomheden igen, når de inviterer medarbejderne på en rejse? Vi har samlet de stærkeste argumenter herunder.

LÆS MERE

Case: Hamburg & Warszawa

Afdelingslederen i denne rådgivende ingeniørvirksomhed er ikke i tvivl, når hun skal begrunde valget af Travel Sense som rejsepartner. Virksomheden har indtil videre været på to eksklusive rejser med Camilla ved roret, og den tredje er allerede på tegnebrættet. Virksomheden har været i Hamburg og Warszawa med 240-250 personer pr. rejse.

LÆS MERE